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¿Puedo organizarme en la veterinaria?

Fuente: Periódico MOTIVAR – Industria Veterinaria – Sanidad Animal 17/02/2021 08:55:53 hs

Compartimos una serie de prácticas para determinar el flujograma de la empresa y así tomar las mejores decisiones a la hora de dividir tareas. La entrada ¿Puedo organizarme en la veterinaria? se publicó primero en Periódico MOTIVAR - Industria Veterinaria - Sanidad Animal.

Esquema. Con la matriz de Eisenhower podrás mejorar la dinámica de trabajo.

Compartimos una serie de prácticas para determinar el flujograma de la empresa y así tomar las mejores decisiones a la hora de dividir tareas.

Javier Sánchez Novoa
Lic. en Comercialización y
director de la Consultora Mercader.
Docente en el Posgrado de Gestión y Marketing Veterinario de VeterinariosenWeb.
javier.sanchez@consultoramercader.com

El primer paso para un cambio real es poder reaccionar y asumir que tenés algo que solucionar, para luego determinar la causa y tomar el timón para desarrollar una acción correctiva. Lo que tenés que hacer es enfocarte en las tareas críticas, en las decisiones y en la delegación. Como me dijo una colega española en gestión, la Dra. Ana Anglada: “Si realizás tres veces la misma tarea, tenés que desarrollar un proceso o protocolo de trabajo”.
Tené en cuenta que cada acción que realizás en tu veterinaria está conectada con otra, y el producto de una tiene un impacto en otra. Te pongo un ejemplo: si controlás mal una factura de un proveedor, te falta un producto al recibir el pedido; pero no lo viste, firmaste sin controlar y pasó. Incluso luego vas a preparar el pago de una factura con mercaderías que nunca recibiste. Es un costo irrecuperable para tu empresa.
Te propongo tomar nota para organizarte en este proceso de observación:

  • Dividí todas la tareas / acciones/trabajos de tu veterinaria en cuatro grandes áreas: la comercial, la de comunicación, la de recursos humanos y la financiera administrativa.
  • Comenzá con una de estas áreas, determinando qué colaboradores intervienen. Una vez que las tenés individualizadas (tarea=colaborador) reunite con cada persona que realiza la tarea y preguntale ¿“Cómo lo hacés?”, en lenguaje llano, coloquial, que te cuente los detalles. Tomá nota de todo lo que te dice.
  • Algunos ejemplos de los procesos de trabajo que podés “asignar” a estas grandes áreas. En lo comercial, por ejemplo, preguntá cómo carga un producto al sistema, si hace un control de stock, cómo fija el precio al que se va a vender; cómo recibe, atiende y vende un producto o servicio. En lo administrativo, preguntá qué se hace cuando llega un pedido de un proveedor, cómo se controla, dónde se guarda la factura, y cómo cree que controlás vos esta situación previa a preparar el pago. En relación con la comunicación, preguntá a tus colaboradores cómo orientan al cliente, qué preguntas hacen, si hay una queja, cómo la atienden, etc.
  • Una vez que tenés el relato escrito, vas a poder armar el flujograma de tu veterinaria, donde cada acción de la persona que realiza un proceso se transforma en un cuadrado unido a otra función.
    Seguramente te estés preguntando: ¿qué logro haciendo estas estructuras de rectángulos conectados?
  • Identificar los puntos clave donde “fallar” es riesgoso para tu comunicación, finanzas, etc.
  • Analizar puntos delgados en relación a la seguridad del movimiento de tu dinero.
  • Determinar los puntos claves donde vas a generar experiencias en tus clientes, donde vas a definir si el cliente va a volver a visitarte o no.
  • Tener una visión macro del proceso, del funcionamiento de los engranajes de la maquinaria productora de un servicio, o simplemente el camino que sigue una factura, un pago, etc.
  • Algo clave: podés mejorarlos para un mejor funcionamiento. Ahora hasta acá te conté cómo podés trabajar en forma simple con los procesos de tu empresa; vuelvo a repetirte este concepto de “empresa”, trabajar con procesos no solo es para las grandes empresas, están pensados para todas las empresas, no importa el sector ni el volumen de producción.

A la práctica

Te recomiendo un ejercicio simple que podés realizar vos y tus empleados para poder determinar las tareas que realizan en sus puestos y qué grado de importancia le asigna cada uno. Este ejercicio lo podrás realizar con la matriz de Eisenhower (ver Esquema N° 1), creada por el expresidente de los Estados Unidos: simple pero efectiva, te ayudará a pensar cada tarea y puesto.
Trabaja fuertemente en lo importante y urgente para hacer sin excepción, es tu prioridad. Revisa lo importante y menos urgente, agendalo sin dudar.
Delega lo menos importante y urgente, tenés que aprender a delegar y controlar.
Elimina de raíz todas las tareas menos importantes y menos urgentes.
Una vez que tengas completa la matriz de Eisenhower podrás mejorar los puestos y dinámica de trabajo entre tus colaboradores y tuya también.

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